Việc vệ sinh, dọn dẹp cho không gian công sở tưởng chừng như rất đơn giản và ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, công việc tạp vụ văn phòng lại khá phức tạp và nó đòi hỏi người thực hiện phải tuân thủ đúng quy trình, phương pháp xử lý để đạt hiệu quả như mong muốn. Bài viết này sẽ giúp các bạn độc giả hình dung rõ hơn về mô tả công việc tạp vụ văn phòng.
Tạp vụ văn phòng là gì?
Tạp vụ văn phòng là công việc của người lao động thực hiện các công việc vệ sinh, dọn dẹp, làm sạch trong môi trường công sở. Họ có trách nhiệm thực hiện các công việc được ban quản lý giao cho nhằm đảm bảo không gian làm việc ngăn nắp, sạch đẹp, không có mùi hôi, bụi bẩn.
Nhân viên tạp vụ văn phòng chuyên nghiệp có thể làm việc tại nhiều khu vực như ngân hàng, công ty dược phẩm, công ty sản xuất hàng hóa, công ty kinh doanh thương mại,…
Để làm được công việc tạp vụ văn phòng, người thực hiện cần phải có kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn, có đạo đức, phẩm chất đáng tin cậy, luôn tỉ mỉ, cẩn thận trong công việc, nhiệm vụ được phân công.
Đối với một số đơn vị tuyển công việc tạp vụ văn phòng, họ còn yêu cầu khắt khe dành cho người tạp vụ chính là kỹ năng giao tiếp tốt, biết cách ứng xử với khách hàng khéo léo, đúng mức, tác phong làm việc chuyên nghiệp. Điều đó đồng nghĩa với mức lương chi trả sẽ cao hơn so với thuê nhân viên dọn dẹp, tạp vụ cơ bản.
Mô tả công việc tạp vụ văn phòng
Người tạp vụ văn phòng phải đảm bảo được 2 yếu tố chính khi thực hiện công việc chính là đảm bảo sự sạch sẽ và an toàn.
Các nhiệm vụ, công việc trong quy trình dọn vệ sinh văn phòng chuyên nghiệp được mô tả dưới đây:
- Quét dọn, hút bụi các vị trí, khu vực có nhiều bụi bẩn như trần nhà, đồ nội thất văn phòng, sàn nhà, cửa sổ,…
- Thu gom rác thải và đổ rác đúng nơi quy định
- Dọn dẹp, vệ sinh tất cả khu vực (phòng vệ sinh, phòng nghỉ, phòng tiếp đón khách, quầy lễ tân, căng tin,…)
- Rửa sạch, tiệt trùng cốc, chén trong văn phòng
- Lau dọn bụi bẩn đối với cửa sổ, vách ngăn bằng kính
- Giặt sạch thảm trải sàn, rèm cửa, khăn trải bàn, vỏ ghế sofa, ghế bành
- Đánh bóng đồ dùng, vật dụng bằng da như vỏ ghế sofa da, ghế da
- Kiểm tra khóa cửa sau giờ làm việc
- Kiểm tra việc sử dụng các thiết bị điện đã được ngắt hết chưa sau giờ làm việc
- Sắp xếp, bố trí vật dụng, đồ đạc trang trí bàn ghế, thảm trải sàn,…cho các sự kiện , các buổi họp quan trọng
- Phun thuốc diệt côn trùng để ngăn chặn sự xâm nhập của côn trùng và động vật gặm nhấm.
* Các nhiệm vụ công việc khác theo yêu cầu của giám sát
Yêu cầu với nhân viên tạp vụ văn phòng
Do tính chất làm việc trong môi trường lịch sự, hiện đại nên công ty cung cấp dịch vụ vệ sinh công nghiệp khi tuyển dụng công việc tạp vụ văn phòng có các yêu cầu như sau:
Về kỹ năng
- Phải có con mắt nhìn chi tiết, bao quát
- Khả năng học hỏi nhanh chóng, biết lắng nghe, tiếp thu những ý kiến đóng góp của người khác
- Khả năng sử dụng các thiết bị văn phòng hiện đại như máy điều hòa, máy pha cà phê, máy hút bụi, máy lọc không khí
- Khả năng hiểu và làm theo các hướng dẫn bằng văn bản và bằng miệng đơn giản
- Khả năng đưa ra sáng kiến thích hợp khi có thể được yêu cầu trong một tình huống nhất định
- Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp lịch trình làm việc linh hoạt
- Kỹ năng giao tiếp hiệu quả (bằng văn bản và bằng lời nói) và các kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau
- Khả năng làm việc trong môi trường nhóm hiệu suất cao, nhịp độ nhanh
- Khả năng thích ứng và làm việc hiệu quả trong môi trường thay đổi liên tục.
- Khả năng tự tổ chức công việc
- Có sức khỏe tốt, tinh thần vui vẻ khi làm việc
- Kỹ năng sử dụng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh có thể không bắt buộc cho tất cả nhân viên tạp vụ nhưng đối với vị trí tạp vụ văn phòng là rất cần thiết và họ sẽ được hưởng mức lương cao hơn so với nhân viên tạp vụ thông thường. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp, công ty quy mô lớn có người nước ngoài đến làm việc hoặc là đối tác quan trọng. Do đó, những ứng viên có thể đọc, viết và nói tiếng Anh ở mức cơ bản sẽ lựa chọn để làm việc tại môi trường hiện đại, sang trọng như thế.
Về trình độ học vấn
Các ứng viên cho vị trí dọn dẹp văn phòng thường được yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp Trung học hoặc bằng cấp tương đương
Về kiến thức
Nhà tuyển dụng quan tâm đến những ứng viên có ít nhất kiến thức cơ bản về các sản phẩm tẩy rửa, bao gồm hóa chất và vật tư và các phương pháp, kỹ thuật được sử dụng trong vệ sinh văn phòng.
Các tiêu chuẩn đạo đức cao nhất
Có rất nhiều người nghĩ rằng tạp vụ vệ sinh là công việc lao động, chỉ cần bỏ ra công sức, không cần đòi hỏi sử dụng trí tuệ. Tuy nhiên, đây là công việc không chỉ đòi hỏi sức khỏe, thể lực tốt, mà còn đòi hỏi phải có kiến thức, có phẩm chất đạo đức tốt. Dưới đây sẽ là các tiêu chuẩn đạo đức bắt buộc mà mỗi nhân viên tạp vụ vệ sinh cần có:
Trung thực và đáng tin cậy
Ngân hàng, nhà hàng, khách sạn, biệt thự, showroom,…đều có tài sản giá trị, do đó đòi hỏi nhân viên tạp vụ cần phải có thái độ trung thực, đáng tin khi làm việc để không xảy ra sự việc không mong muốn như trộm cắp tài sản tại nơi làm việc.
Kín đáo và tế nhị
Nhân viên tạp vụ tuyệt đối không nên nói quá to, làm việc riêng trong giờ làm việc hành chính, vì có thể sẽ gây ảnh hưởng đến nhân viên văn phòng.
Bí mật
Tôn trọng bí mật của nơi làm việc là điều rất quan trọng và bắt buộc đối với mỗi nhân viên tạp vụ. Nhân viên tạp vụ không được bàn tán hoặc chia sẻ với các đơn vị khác những công việc, sự kiện của nơi mình làm việc.
Kiên nhẫn
Khi làm việc, sẽ không thể tránh khỏi lúc khách hàng đưa ra những lời chê trách, thái độ không thoải mái. Nhân viên tạp vụ cần giữ thái độ bình tĩnh, không nên bực tức, cáu gắt. Tác phong làm việc chuyên nghiệp của nhân viên tạp vụ chính là lắng nghe ý kiến của khách hàng để tiếp thu và sửa đổi.
Nếu như trong trường hợp khách hàng đưa ra những lời nhận xét nặng nề hoặc vô lý thì nhân viên tạp vụ có thể phản ánh với đơn vị của mình, tránh tình trạng cãi vã với khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi cá nhân và công ty chủ quản.
Xem thêm:
Thái độ và hành vi tích cực
Dù làm việc ở bất cứ môi trường nào, nhân viên tạp vụ cần phải tinh thần thoải mái, lạc quan nhất, tránh thể hiện thái độ bực tức, không hài lòng, như vậy khách hàng sẽ không đánh giá cao về chất lượng phục vụ của nhân viên.
Chú ý đến các chi tiết
Rèn luyện tính tỉ mỉ, cẩn thận, chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất, không nên làm việc qua loa cho xong nhiệm vụ sẽ là một trong những yếu tố giúp khách hàng đánh giá cao về tác phong làm việc của nhân viên tạp vụ.
Có tinh thần cầu tiến
Thực tế, trong giai đoạn đầu nhân viên tạp vụ chắc chắn sẽ chưa kịp thích nghi với công việc, chưa thể hiểu hết những quy định, yêu cầu của khách hàng đưa ra.
Thái độ cầu tiến là biết tiếp thu, lắng nghe ý kiến, phản hồi của khách hàng để những lần sau làm việc sẽ hiệu quả hơn.
Trên đây là mô tả công việc tạp vụ văn phòng chuyên nghiệp. Nghề tạp vụ cũng là một nghề được xã hội coi trong và để làm tốt công việc, đòi hỏi người thực hiện cần phải thực hiện tốt rất nhiều tiêu chí, yêu cầu từ công ty chủ quan, cũng như phía khách hàng.
